Il verbale è la prova che una decisione è stata presa nel modo giusto. Finché nessuno lo chiede sembra una formalità; quando arriva un controllo, o quando un socio contesta una delibera, diventa l’unico documento che conta.
Gli elementi obbligatori
- Data, ora e luogo, con l’indicazione se in presenza, da remoto o mista
- Chi presiede e chi verbalizza
- Il numero dei presenti, di persona e per delega, per verificare il quorum
- L’ordine del giorno, riportato per intero
- Le delibere, con l’esito della votazione: favorevoli, contrari, astenuti
Cosa si dimentica quasi sempre
Il quorum. Molti verbali dicono «l’assemblea approva all’unanimità» senza mai indicare quante persone fossero presenti: così com’è scritto, quel documento non dimostra che l’assemblea fosse validamente costituita.
L’altra dimenticanza frequente riguarda le assemblee da remoto: se lo statuto le prevede, il verbale deve dire con quale strumento si è svolta e come è stata verificata l’identità dei partecipanti.
Quando archiviarlo
Subito. Il libro dei verbali va tenuto aggiornato e ordinato per data: ricostruirlo a distanza di mesi è il modo più semplice per accorgersi che manca qualcosa.